Antes de decidir qualquer coisa sobre IA, a empresa precisa da lista do que já está sendo usado. Não a lista do que foi contratado — a do que as pessoas abrem todo dia. Nas empresas onde esse levantamento é feito, a lista real costuma ser duas a três vezes maior que a lista oficial.
É um trabalho de duas semanas, custa uma planilha, e é o único passo que não dá para pular. Política escrita sem inventário regula um uso imaginário.
Por que a lista oficial está sempre errada
Ferramenta de IA entra na empresa por baixo. Alguém do comercial começou a usar um assistente para escrever proposta. O time de suporte descobriu um tradutor. Um desenvolvedor assinou uma ferramenta de código no cartão pessoal e pede reembolso como “software”. Nada disso passa por compras, e nada disso aparece no inventário de TI.
O resultado é uma empresa que acha que tem duas ferramentas e tem onze. E as nove que ninguém sabe são justamente as que ninguém configurou.
A regra que faz o levantamento funcionar
Uma só, e ela precisa ser dita em voz alta antes de começar: este levantamento não pune ninguém.
Se a equipe suspeitar que responder honestamente vai gerar bronca ou proibição, o inventário volta limpo e inútil. A frase que funciona é simples: queremos saber o que ajuda, para contratar direito e liberar com segurança. E depois é preciso cumprir isso.
As quatro fontes, em ordem de esforço
1. O financeiro (uma hora)
Puxe os últimos seis meses de cartão corporativo e de reembolso, e procure por assinaturas mensais em dólar de valor baixo. É a fonte mais rápida e a mais reveladora, porque pega o que foi pago sem passar por compras.
2. Uma pergunta por escrito (três dias)
Um formulário de quatro perguntas, para todo mundo:
- Que ferramenta de IA você usou no último mês?
- Para qual tarefa?
- Quanto tempo isso economiza por semana, no seu chute?
- É conta da empresa ou sua?
A terceira pergunta parece ingênua e é a mais valiosa: ela mostra onde a equipe percebe ganho, que quase nunca é onde a diretoria imagina.
3. Os sistemas que já têm IA embutida (meio dia)
Esta é a categoria que todo mundo esquece. O CRM que sugere resposta, o ERP que classifica lançamento, a ferramenta de recrutamento que ordena currículo, o antivírus que decide o que é ameaça, a plataforma de atendimento que resume conversa. A empresa não “adotou IA” nesses casos — ela veio na atualização.
É também a categoria com mais risco regulatório, porque triagem de currículo e análise de crédito costumam entrar nas listas de alto risco das leis que estão chegando.
4. Os agentes e automações próprios (meio dia)
Fluxos de automação, robôs de atendimento, scripts que alguém montou e que hoje ninguém sabe manter. Pergunte quem construiu e quem mantém. Quando as duas respostas são a mesma pessoa e ela é uma só, você achou um risco de continuidade.
As sete colunas da planilha
| Coluna | Para que serve |
|---|---|
| Ferramenta | Nome e endereço. |
| Quem usa | Área e número aproximado de pessoas. |
| Para quê | A tarefa, em uma frase. |
| Que dado entra | Público, interno, pessoal ou sensível. A coluna que decide tudo. |
| Conta | Da empresa ou pessoal. |
| Decide sozinha? | Se a saída vira ação sem revisão humana. |
| Quem responde | Um nome. Não uma área. |
As duas últimas colunas são as que transformam a planilha em decisão. Onde a resposta for “decide sozinha, e ninguém revisa”, você tem uma prioridade, não um item de lista.
Como ordenar o resultado
Não trate tudo igual. Ordene por dois eixos: que dado entra, e se a saída vira ação automática.
- Dado pessoal ou sensível + decisão automática: resolver primeiro, sem exceção.
- Dado pessoal + revisão humana: segundo. Precisa de contrato e prazo de retenção.
- Dado interno + revisão humana: terceiro. Costuma bastar conta corporativa.
- Dado público: deixe rodar e siga em frente.
Nas empresas que fizemos esse levantamento, a primeira faixa costuma ter dois ou três itens. É uma tarde de trabalho resolver, depois que eles têm nome.
O que fazer no dia seguinte
Inventário que fica na gaveta é tempo perdido. Três coisas saem dele, direto:
- A política de uma página, escrita com base no uso real e não no imaginado.
- A consolidação de contas: as pessoais viram corporativas, e o custo total aparece pela primeira vez.
- A data da próxima revisão. A lista envelhece em seis meses. Marque no calendário antes de fechar a planilha.
A DCODER faz esse levantamento como primeira etapa de qualquer trabalho de IA em empresa — antes de propor ferramenta, sistema ou automação. Converse com o estúdio em dcoder.io.